PRESENTATION DES OUTILS GOOGLE                    

 

Google vous propose un panel important d’outils qui vous seront utile.

La première chose à savoir c’est que vous disposez de 15Go de stockage disponible gratuitement. C’est en même temps beaucoup et assez peu si on commence à importer des vidéos, des photos, ou des documents de grandes tailles.

Autre avantage tous les outils sont disponibles en application sur vos smartphones.

Ci-dessous vous trouverez une liste des tutoriels des outils les plus importants.

Pour obtenir les identifiants des comptes google des conseils citoyens, contactez christophe.serre@conseilscitoyensgrandavignon.fr

COMPTE GOOGLE     

1 : Accéder à la page se connecter (si vous possédez déjà un compte Google il vous faudra certainement d’abord vous déconnecter ; le nom de votre compte sera marqué au lieu de connexion comme dans cet exemple ; cliquez dessus et cliquez déconnexion).

2a : Seulement si vous possédiez déjà un compte connecter sur votre ordinateur ; cliquez sur « ajouter un compte », puis rentrez le compte Google de votre conseil citoyen (2b) (si vous n’aviez pas déjà de compte vous êtes arrivé de suite sur 2b ). Cliquez sur « Suivant » puis rentrer le code.

Le compte Google et son code d’accès vous a été envoyé par e-mail.

3 : Voici les 2 pages sur lesquelles vous pouvez arriver (« mon compte » ou « Gmail » ).

Si vous arrivez sur une page demandant la confirmation de l’adresse e-mail merci de me le signaler ( christophe.serre@conseilscitoyensgrandavignon.fr ) et je vous corrigerez le problème.

GMAIL         

La boîte e-mail de Google, Je vous conseille de vous en servir le moins possible. Le mieux est de vous en servir seulement pour communiquer les évolutions des documents en travail collaboratif se trouvant sur votre « cloud » (lieu de stockage).

Gmail est une boîte mail des plus classiques avec même un léger défaut d’ergonomie mais rien de bien méchant il suffit juste de s’y habituer.

1 : Les accès « Contact » ou « retour boîte de réception » c’est ici que vous pouvez créer vos listes de contact. La particularité chez Google comparer à ses concurrents c’est que les contacts sont un outil à part, mais cela reste bien pratique pour organiser ses contacts.

2 : « Nouveau Message » rien de plus simple pour créer un e-mail, après avoir cliqué dessus une petite fenêtre c’est ouverte en bas à droite de votre écran (voir à 11A plus bas dans la page)

3 : Votre « menu organisationnel » Vous y trouverez l’accès à votre boîte de réception, vos e-mails envoyés, la corbeille, et les dossiers que vous créez.

4 : La partie « Hang Out », c’est une messagerie instantanée.

5 : Les boutons se trouvant ici vous permettront de rafraichir votre page de réception, déplacer ou supprimer vos e-mails (certaines fonctions n’apparaissent que lorsque vos mails son sélectionnés)

6 : Vos e-mails, « Qui vous l’envoi ? Le titre, les premiers mots du mail et la date/heure de réception » en gras « mail non lu ».

7 : C’est la barre de recherche de mail, très pratique lorsque l’on ne sait pas  où se trouve un mail précis.

8 : Lorsque l’on clique sur le carré cela vous déroule tous l’accès aux outils Google (Drive, Docs….)

9 : C’est ici que vous pouvez déconnecter le compte (indispensable si vous êtes dans un lieu public.

10 : Paramètre avancé. Pour l’instant pas besoin d’aller dedans.

11 A : La ligne du destinataire, ici soit vous mettez le nom d’une personne que vous avez déjà enregistré dans votre liste de contact, soit copier une adresse e-mail complète (ex : aaaaaa@aaa.aa)

11 B : Objet, C’est le titre de votre mail. Il est indispensable qu’il soit court et précis

11 C : 3 options, le trait vous masque le mail, les deux flèches permettent de mettre en plein écran, la croix ferme le mail sans l’envoyer.

11 D : CC et CCI, (copie carbone, copie carbone invisible) permet de mettre plusieurs personne en copie, si vous ne souhaitez pas que vos interlocuteurs voient les adresses e-mail des autres personnes il est indispensable que vous mettiez les adresse e-mails en CCI.

11 E : Votre zone de texte

11 F : Permet d’envoyer votre e-mail

11 G : Ici se trouve les options de mise en forme (gras, couleur…)

11 H : Ce sont les options d’insertion, lorsque l’on souhaite rajouter un fichier ou une image à notre e-mail.

11 I : Permet de supprimer votre e-mail et avoir quelques options (correcteur, imprimer…)

GOOGLE DRIVE (Cloud)  

Google Drive est ce que l’on nomme un « cloud », il vous permet de stocker et partager divers fichiers sur le réseau internet. Cela facilite les échanges de fichier.

1 : « Nouveau », en cliquant dessus ouvrez un petit menu qui va vous permettre soit d’importer vos fichiers soit de créer des documents en ligne. Dans la mesure du possible éviter d’importer des vidéos ou des photos, cela prend beaucoup de place vous aurez tout à gagner d’utiliser les outils « Youtube » et « Google Photo » que l’on voit dans un autre onglet.

  • Il est conseillé d’utiliser des dossiers et sous-dossier pour classer nos documents car cela pourrait vite devenir l’enfer pour retrouver un document.
  • Importer des fichiers, vous permet de mettre en ligne des documents que vous avez créés sur votre ordinateur.
  • Google Docs vous permet de créer un document de type traitement de texte (comme libre writer, ou Word) on verra un peu plus en détails dans un autre onglet mais cela permet le travail collaboratif en direct.
  • Google Sheets même principe que Docs à part que c’est un tableur (comme Libre Calc ou Excel)
  • Google Slides même principe que Docs à part qu’il permet la création de présentation (comme Libre Impress, ou Powerpoint)
  • Dans les « plus », Google Forms pourra peut-être vous intéresser car il permet la création de questionnaire en ligne.

2 : La barre de menu, nous permet de vérifier nos dernières actions et dans le cas où l’on aurait accidentellement supprimé un fichier le récupérer dans la corbeille. (Corbeille qu’il est conseillé de vider de temps en temps après avoir bien contrôlé son contenu.)

3 : La capacité de stockage utilisé. Vous avez le droit à 15Go et il faut bien y penser ! Avec cette capacité-là vous pourrez un nombre considérable de fichier de type traitement de texte ou pdf par exemple. Mais si vous y mettez de la vidéo vous les utiliserez très vite ! Vous avez toujours la possibilité d’acheter de l’espace de stockage en plus, mais même si les tarifs sont extrêmement raisonnable c’est un coup pas forcement utile quand on gère bien son espace.

4 : Voici le lieu d’affichage de vos dossiers et fichiers stockés sur votre Drive. Vous pouvez changer le mode de présentation entre « Grille » (comme sur l’image) ou « liste ». Vous seront présentés les diverses options sur les fichiers un peu plus bas. Si vous double-cliquer sur vos fichiers il vous ouvrira un lecteur pour voir le contenu de celui-ci. (Attention ! ce lecteur lit très mal les fichiers qui ne sont pas de format Google, et il décale beaucoup d’éléments, mais pas de panique si vous le télécharger vous verrez que tout est resté à sa place ! sauf si vous l’avez modifié en ligne)

5 : C’est l’historique de vos activités sur le Drive, et cela à un énorme avantage, si vous avez modifié en ligne un document et que vous souhaitez rectifier cela, vous pourrez le faire, même des semaines plus tard.

6 : Comme d’habitude chez Google c’est ici que vous avez la possibilité de modifier l’affichage comme évoquer en 4 ou encore aller dans les paramètres avancés, vous déconnecter et enfin changer d’outil Google.

Le partage !

Qu’est-ce que c’est ?

C’est déjà l’intérêt majeur des clouds ! Mais je vous l’accorde cela ne vous pas plus ce que c’est. Lorsque votre document est en ligne il peut avoir plusieurs vocations

  • Il peut avoir vocation à être archiver, vous souhaitez juste qu’il soit facile à récupérer où que vous soyez avec une connexion internet, et dans ce cas de figure le partage ne sert à rien.
  • Il peut avoir vocation à être transmit à de tierces personnes, à un réseau social ou votre site conseils citoyens, dans ce cas-là le partage est important
  • Il peut avoir à être modifier par de tierces personnes (travail collaboratif) tout en restant en ligne, et là aussi le partage est important.

Nous voici avec deux cas de figure différents, un fichier de type PDF 7 (non modifiable) et un en format Powerpoint 8 (modifiable).

Pour partager, et donc pouvoir envoyer notre fichier à d’autres personnes nous faisons un clic DROIT sur notre fichier .pdf 7, nous cliquons sur la ligne « partager » 7A, ce qui nous ouvre une petite fenêtre, pour activer le partage il faut cliquer sur « obtenir le lien de partage » 7F. Il faut bien vérifier l’option en 7B, dans notre cas l’option « visible utilisateurs avec le lien » nous convient car nous avons un fichier non modifiable, donc une option qui permet de juste de le lire et/ou de le télécharger est suffisant.

Nous arrivons sur comment envoyer ? 2 solutions, si vous souhaitez l’envoyer à partir de cette boîte e-mails vous pouvez marquer les adresses à partir de la ligne « utilisateurs » 7E (Attention ! Si vous utilisez cette façon de faire penser à cliquer sur le crayon pour changer les options de modifications).

Mais la manière la plus courante, plus pratique et plus sûre est de copier le lien apparu en 7C et de la coller dans notre e-mail.

Nous pouvons fermer notre fenêtre 7D.

 

Nous pouvons faire exactement la même opération pour le fichier Powerpoint 8. Mais imaginons que nous souhaitions que des personnes puissent le modifier. En faisant avec ce procédé, il faudrait que chaque personne télécharge le fichier, le modifie vous le renvoie, vous faisiez la synthèse de toutes les modifications et que vous le téléchargiez à nouveau sur le Drive. Clairement pas pratique. Nous allons voir comment procéder :

Après avoir fait un double-clic sur notre fichier 8 une nouvelle fenêtre à fond noir vient de s’ouvrir en 8A on trouve le nom de notre fichier en 8C les options impressions et téléchargement mais nous ce qui nous intéresse c’est « ouvrir avec Google Slides » 8B

Après avoir cliqué dessus on nous change d’onglet et après un petit temps de conversion le contenu du fichier apparait.

Pensez à vérifier si la conversion c’est bien déroulé (surtout les polices d’écriture) 9C

On a notre nouvel onglet 9B qui nous permet de modifier notre document (ce que l’on vous montre dans la partie « Google Doc ».

Et si on retourne dans la partie « Drive » 9A est apparu un nouveau fichier 9D.

C’est sur ce fichier que l’on va faire un partage légèrement différent du précédent. Nous refaisons les étapes 7A et 7F. Mais sur notre nouveau fichier 9D et nous allons modifier l’option de partage.

Nous sélectionnons « Modifiable » 9E, la suite est exactement comme vu plus haut, sauf que là les personnes ayant le lien pourront modifier le fichier directement sur le « Drive ».

Et ainsi vous savez partager un fichier sur « Google Drive ».

GOOGLE DOCS  

Les outils suivants sont les traitements de texte (Google Docs), les tableurs (Google Sheets), et les présentations (Google Slides) en ligne.

1 : Pour accéder aux applications, cliquez sur la mosaïque.

2 : Puis cliquez sur « Plus » pour accéder à Google Docs.

3 : Cliquez sur « Docs » pour accéder à Google Docs.

4 : Cliquez sur le « + » pour créer un nouveau document.

5 : Entrez votre texte ici.

6 : De nombreuses options sont disponibles dans la barre des taches en haut.

7 : Pour insérer une image, cliquez sur « Insertion ».

8 : Puis cliquez sur « Image ».

9 : Cette fenêtre s’ouvre. Cliquez sur « Sélectionner l’image à importer » pour ajouter une image.

10 : Choisissez une image. Puis double cliquez dessus pour l’ajouter à votre document.

11 : Pour insérer un tableau, cliquez sur « Tableau ».

12 : Puis cliquez sur « Insérer un tableau ».

13 : Choisissez le nombre de colonnes et de lignes que vous souhaitez puis cliquez sur le tableau.

14 : Cliquez sur « Partager» pour partager votre document une fois fini.

15 : Cliquez sur « Commentaires » pour afficher les commentaires de votre document.

GOOGLE SLIDES  

Google Slides est une application permettant de faire des présentations.

Pour y accéder, cliquez sur la mosaïque en haut à doite de Google, puis sur « Google Slides ». La page Google Slides s’ouvre.

1 : Cliquez sur « Cliquez ici pour ajouter un titre » (la case centrale) pour pouvoir écrire votre titre.

2 : Cliquez sur « Cliquez ici pour ajouter un sous-titre » (la case inférieure) puis écrivez votre sous-titre.

3 : Si vous voulez ajouter quelque chose (autre que votre titre et votre sous-titre) écrivez le dans cette case.

4 : Pour insérer une image, cliquez sur « Insertion ».

5 : Puis, cliquez sur « Image ».

6 : Cliquez sur « Sélectionner l’image à importer » (le rectangle bleu) pour avoir accès à vos images et en sélectionner une.

7 : Choisissez l’image que vous souhaitez intégrer à Google Slides puis double cliquez dessus. Vous pouvez également faire un seul clic gauche sur l’image puis cliquer sur « Ouvrir ».

Votre image est maintenant insérée dans votre présentation Google Slides.

8 : Pour insérer un tableau, cliquez sur « Tableau ».

9 : Puis cliquez sur «Insérer un tableau ».

10 : Sélectionnez le nombre de lignes et de colonnes dont vous avez besoin (il suffit de déplacer la souris de haut en bas et de droite à gauche sans cliquer) puis cliquez sur le tableau.

11 : Votre tableau est maintenant insérer dans Google Slides.

12 : Pour ouvrir un document Google Slides déjà existant, cliquez sur « Fichier ».

13 : Puis cliquez sur « Ouvrir ».

14 : Choisissez le fichier que vous souhaitez ouvrir puis double cliquez dessus. Vous pouvez également faire un simple clic gauche sur le document puis cliquer sur « Ouvrir ».

Votre fichier est maintenant ouvert.

15 : Pour insérer une zone de texte, cliquez sur « Insertion ».

16 : Puis cliquez sur « Zone de texte ».

17 : Cliquez sur l’endroit de la page où vous souhaitez ajouter une zone de texte.

18 : Vous pouvez utiliser les cercles bleus pour agrandir, rétrécir ou allonger la zone de texte.

19 : Écrivez votre texte dans la zone que vous venez de créer.

20 : Une fois votre texte écrit, cliquez à côté de la zone de texte pour la faire disparaitre.

21 : Votre zone de texte a maintenant disparue.

22 : Pour ajouter une nouvelle diapositive, cliquez sur le « + » en haut à gauche de la page Google Slides.

23 : Une nouvelle diapositive est apparue.

24 : Cliquez sur la nouvelle page pour faire apparaitre une zone de texte (17) puis écrivez votre texte à l’intérieur.

25 : Pour accéder à une autre diapositive, cliquez sur celle que vous souhaitez dans la colonne de gauche.

GOOGLE PHOTOS

Google Photos est un service de partage de photos mis en place par Google.

1 : Pour accéder à Google Photos, cliquez sur la mosaïque.

2 : Puis cliquez sur « Photos ».

3Cet onglet vous permet d’avoir accès à vos photos. Vous pouvez cliquer dessus pour les agrandir.

Pour voir une photo, cliquez sur celle que vous souhaitez.

4 : Cette icône vous permet de partager une photo. Vous pouvez l’envoyer par mail ou la publiée sur les réseaux sociaux par exemple.

5 : En cliquant sur l’icône en forme de crayon, vous accédez aux outils de modification.

6 : Si vous voulez supprimer la photo, il vous suffit de cliquer

7 : Vous pouvez partager un album en cliquant sur le cercle bleu avec deux personnages et un « + » à l’intérieur.

8 : Vous pouvez ajouter la photo sélectionnée à un album déjà partagé en cliquant sur le cercle vert (avec deux personnages à l’intérieur).

9 : Le cercle gris vous permet d’obtenir le lien de votre photo. C’est-à-direagrave;-dire une adresse que vous pourrez ensuite ajouter à des documents ou un site web. Une fois que que le lien apparait, il vous suffit de faire un clic droit puis cliquez sur « Copier ». Il vous suffira ensuite de coller le lien.

10 : Les trois icônes en bas vous permette de choisir sur quel réseau social vous souhaitez publier la photo.

11 : Cliquez sur l’icône avec le crayon pour accéder aux outils de

12 : Cet onglet vous permet de choisir entre differents filtres que vous pouvez appliquez.

13 : Ceux-ci sont les diffèrents filtres proposé par Google Photos.

14 : Cet onglet vous permet d’accéder aux réglages de la lumière, de la couleur et du pop.

15 : Faites un clic gauche continu sur les billes blanches pour effectuer

16 : Cliquez sur les trois points verticaux

17 : L’option « diaporama » vous permet de créer un diaporama avec vos différentes photos.

18 : Cette option vous permet de télécharger la photo et de l’avoir à disposition sur votre ordinateur.

19 : Cette option vous permet de changer le sens (la rotation) de votre image.

20 : Vous pouvez ajouter votre image à un album en cliquant sur cette option.

21 : Vous pouvez ajouter votre image à un album déjà partagé en cliquant sur cette option.

22 : Cette option vous permet d’archiver (de votre image.

23 : En cliquant sur cette icône vous pourrez

24 : En cliquant ici, vous pourrez créer un album qui vous servira à classer les

25 : Cliquez sur les photos que vous souhaitez ajouter à votre nouvel album. Un cercle bleu avec un « v » apparait à chaque fois que vous sélectionnez une photo.

26 : Une fois toutes vos photos sont sélectionnées, cliquez sur « Créer ».

27 : Pour créer un album partagé, cliquez de nouveau sur « Créer » puis sur « Album partagé ». Cependant faites attention a ce que vous ajoutez à cet album car tout le monde

Un album partagé est un album que vous souhaitez partager avec une ou plusieurs personnes.

28 : Cliquez sur les images que vous voulez ajouter à votre nouvel album partagé.  Un cercle bleu avec un « v » à l’intérieur apparait quand une photo est sélectionnée.

29 : Puis cliquez sur « Créer » pour créer

30 : Pour importer de nouvelle photos, cliquez sur « Importer » en haut à droite de la page.

31 : Sélectionner les photos que vous souhaitez importer. Un carré bleu transparent entoure les photos sélectionnées.

32 : Puis cliquez sur « Ouvrir ».

33 : Pour accéder à vos albums, cliquez sur l’icône « Albums » (en haut à gauche de Google Photos). Une nouvelle fenêtre contenant les albums s’affichent.

34 : Puis cliquez sur l’album auquel vous souhaitez accéder.

YOUTUBE  

YouTube est un site d’hébergement de vidéos. Il vous permet de visionner des millions de vidéos ou d’en mettre vous-même en ligne.

1 : Pour accéder à Youtube, connectez vous à votre compte Google puis cliquez sur la mosaique en haut à droite.

2 : Ensuite, cliquez sur l’icône YouTube

Vous voilà sur YouTube.

3 : Si vous cherchez une vidéo, entrez votre recherche dans la barre en haut de la page d’acceuil YouTube.

4 : L’onglet « Ma Chaine » vous permet d’avoir accès à votre chaine et gérer vos vidéos.

5 : L’onglet « Abonnements » vous permet de gérer vos abonnements.

6 : La rubrique « Abonnements » vous permet de jeter un rapide coup d’oeil aux chaines auxquelles vous êtes abonnée

7 : Pour commencer la mise en ligne d’une vidéo, cliquez sur la flêche en haut à droite de Youtube

8 : Cette fenêtre apparait. Cliquez sur l’icône avec une flêche grise pour sélectionner la vidéo que vous souhaitez mettre en ligne.

9 : Puis cliquez sur le cadre en dessous pour choisir si vous voulez que votre vidéo soit « Publique » (tout le monde peux y avoir accès), « Non répertoriée » (seules les personnages qui ont le lien peuvent visionner votre vidéo) ou « Privée » (seul vous pouvez la voir).

10 : Parcourez vos dossiers pour trouver la vidéo que vous voulez publier sur YouTube. Une fois votre vidéo choisie, double cliquez dessus (ou cliquez une fois sur la vidéo puis sur « Ouvrir ») pour

Cette nouvelle fenêtre s’ouvre.

11 : Cette barre vous montre à quel stade de l’importation en est votre vidéo.

12 : Ici s’affiche une image de votre vidéo (que l’on appelle vignette). Cette image sera utiliser comme une « page de couverture » pour votre vidéo. A noter: vous pouvez personnaliser la vignette en cliquant en bas à gauche (18).

13 : Ici, vous pouvez changer le titre de votre vidéo. Il est préférable de choisir un titre court et qui ai un rapport avec le sujet de votre vidéo. Le titre sert aux utilisateurs pour la trouver facilement.

14 : Cette case sert à écrire une description de votre vidéo. Expliquez en quelques lignes de quoi parle votre vidéo. Vous pouvez aussi utiliser cette case pour y rajouter d’autres informations (liens vers un site internet, sources, crédit, remerciements…).

15 : Ce que l’on appelle des « Tags » sont en fait des mots auxquels vous associez votre vidéo. Ces tags servent à YouTube et aux utilisateurs pour trouver facilement votre vidéo.

16 : Ce bouton permet de mettre en ligne une fois sont importation terminée.

17 : Pensez à vérifier si votre vidéo est « publique », « privée » ou « non répertoriée » en cliquant ici.

18 : Comme dit plus haut (12), ce bouton vous permet de choisir une miniature personnalisée. A noter: YouTube vous donne le choix entre plusieurs miniatures pré-définies (des images prisent à des moments différents de votre vidéo). Cependant, vous pouvez créer une miniature personnalisée et l’utiliser pour votre vidéo.

Attention, vos miniatures doivent avoir une taille précise (1280 x 720).

19 : Pour accéder aux paramètres avancés de votre vidéo, cliquez sur « Paramètres avancés ». Maintenant, vous pouvez modifier de diverses choses sur votre vidéo.

20 : En cliquant sur « Autoriser les commentaires », vous acceptez que les usagers de YouTube publient des commentaires sur vos vidéos. Cependant faites attention! Les abus sont vites arrivés (insultes, hors sujets, auto-promotion…).

21 : Cette option vous permet de faire monétiser votre vidéo. C’est-à-dire que YouTube vous reversera une partie de l’argent engendré par les publicités diffusées pendant vos vidéos. Cependant, soyez sur que vous êtes propriétaire de TOUT ce qui se trouve dans votre vidéo. Si elle contient des éléments (musique, extraits de vidéo, etc…) soumis à des droits d’auteur, Youtube est susceptible de la supprimer ou de vous refuser la monétisation (dans ce cas, les revenus générés par votre vidéo seront donné aux personnes propriétaire des droits).

22 : En cochant cette case, vous acceptez que les usagers de YouTube rajoutent des sous-titres (français ou étrangers) à votre vidéo. Faites attention, ils pourraient ne pas bien retranscrire vos paroles ou ajouter des éléments indésirables à votre vidéo.

23 : En cochant cette case, vous acceptez de publier publiquement les statistiques de votre vidéo. C’est-à-dire que tout le monde pourra voir combien de fois votre vidéo a été visionnée.

Tutoriel Outils Google | Conseils citoyens du Grand Avignon